Les entreprises se transforment et les gens doivent passer en premier

Jamie Hoobanoff

En cette période d’incertitude, il est important de rester solidaires. Au vu des événements actuels, il est clair que bon nombre d’entreprises et de dirigeants vivent leur lot de difficultés. C’est dans cet esprit que nous avons demandé aux experts de nous dire exactement ce qu’ils font (en tant que fondateurs, talents et responsables des RH) pour adapter et appliquer les meilleures pratiques d’affaires et de ressources humaines durant cette période de changements tumultueux.

Et ça comprend l’embauche. Des entreprises continuent de se développer, d’ajouter de nouveaux membres à leur personnel et de se faire concurrence pour attirer les talents. La plupart d’entre elles ne font que modifier leurs processus afin de garantir la santé et la sécurité de leurs employés actuels et potentiels.

Voici un aperçu des changements récents en matière d’embauche et des meilleures pratiques que les entreprises peuvent appliquer pour protéger leur équipe. Indice : le thème commun est que les gens passent en premier.

Communiquer, voire surcommuniquer

Dans une période d’incertitude comme celle que nous vivons, où de nombreuses personnes sont anxieuses, il est particulièrement important de fournir des éclaircissements et des ressources à vos équipes, à vos clients et à la communauté dans son ensemble. Assurez-vous que vos employés savent que, tant que le travail se poursuit, leur santé et leur sécurité restent la priorité absolue.

C’est le moment de communiquer plus que nécessaire pour réitérer vos valeurs et votre mission en tant qu’organisation auprès de vos employés, de vos candidats, de vos clients, de vos partenaires et de la communauté. Ça permet de comprendre votre entreprise et votre plan pour aller de l’avant.

 « Les entreprises en démarrage dépendent des trois C : communication, collaboration et correction de trajectoire. Le plus grand défi pour nous était de savoir comment préserver nos valeurs dans un monde où l’on ne peut pas communiquer et collaborer en personne. Une de nos solutions a été de mettre en place un canal Zoom disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour nos employés. Tous peuvent l’utiliser pour parler immédiatement à leurs collègues. Or, nous avons rapidement constaté qu’un seul canal ne suffisait pas et qu’il fallait en ajouter d’autres. »

– Hamed Abbasi, chef de la direction de Plooto

Le succès du travail à distance repose sur la communication. Les gens doivent savoir qu’ils font toujours partie d’une équipe et que les affaires continuent, même s’ils ne viennent pas physiquement au bureau. Organisez régulièrement des appels d’équipe ou des réunions vidéo pour tenir tout le monde au courant des livrables et éviter qu’il se sente isolé.

Tirer parti de la technologie

De plus en plus d’organisations annulent toutes les interactions en personne, y compris les entretiens d’embauche, au profit de rencontres virtuelles. Il existe de nombreuses applications et plateformes qui permettent de faire des appels et des conférences vidéo de haute qualité.
Ces mêmes technologies peuvent également être utilisées pour remplacer les grandes réunions d’équipe en personne, et sont de plus en plus considérées comme une solution de rechange aux voyages d’affaires.

C’est on ne peut plus sensé. Il n’est pas nécessaire que les entreprises mettent leur personnel en danger en faisant venir des candidats pour des entretiens sur place. Dans un avenir prévisible – jusqu’à ce que la crise se résorbe – toutes les entreprises devraient faire appel à la technologie pour les entretiens d’embauche.

Si vous avez des candidats à l’embauche, ne les laissez pas dans l’ignorance : ils doivent connaître votre situation et vos politiques. Communiquez fréquemment avec eux et tenez-les au courant. Le fait que vous vous souciez de leur sécurité et de celle de votre personnel est un message fort au sujet des priorités de votre organisation et de votre marque employeur.

Une partie importante de l’entretien en personne consiste à exposer les candidats à la culture de l’entreprise. Comme ce n’est plus possible en personne, préparez votre « bureau virtuel » pour les entretiens. Portez une attention particulière à l’arrière-plan, à l’aspect et à la convivialité de votre environnement, car le candidat les étudiera pour se faire une idée du lieu de travail. Dans vos communications avec les candidats à l’embauche, veillez à utiliser des photos, des vidéos, des images de marque et d’autres éléments qui véhiculent la culture de l’entreprise, tels que des articles de blogue, des événements commerciaux, etc.

Les candidats voudront toujours apprendre les mêmes choses sur un employeur potentiel, donc en période de contact à distance, vous devez trouver d’autres moyens de faire passer l’information.

Travail à distance

Une liste de plus en plus longue d’entreprises (Shopify, Google et Twitter, pour n’en nommer que quelques-unes) ont indiqué à tous leurs employés qui peuvent travailler à distance qu’ils travailleront chez eux au cours des prochaines semaines.

« Dès le début, nous avons décidé de procéder à une transition complète vers le travail à distance et nous avons clairement fait comprendre à nos employés que cette décision était tout autant motivée par la volonté de soulager l’angoisse liée aux déplacements que par celle de limiter la propagation du virus. Nous sommes conscients que beaucoup de nos employés s’occupent de leurs enfants, de leur famille, de leurs animaux de compagnie… et nous nous sommes efforcés de rappeler ces obligations à l’ensemble du personnel, l’encourageant même à présenter virtuellement ses proches à ses coéquipiers. »

– Devon Siegel, vice-président, Employés de Reonomy

Faire travailler vos employés à distance présente deux avantages : ça les protège, et ça réduit le nombre de personnes qui entrent dans le lieu de travail et qui peuvent avoir été en contact avec le virus sans le savoir.

Quelques conseils pour exploiter efficacement le travail à distance

Définissez clairement vos attentes avec votre équipe avant de commencer à appliquer vos politiques sur le travail à domicile. Les attentes concernant le degré de connectivité, les heures de disponibilité, la fréquence des communications et les rapports doivent être énoncées.

« Nous communiquons plus que nécessaire pendant cette période. Nous organisons régulièrement des réunions d’équipe sur Google Hangouts, publions plus d’articles sur le blogue interne et gardons tout le monde sur Slack. De plus, nous essayons de trouver des activités d’équipe numériques, comme de brèves pauses de jeu pendant la journée, pour que tout le monde ait l’occasion de s’amuser ensemble (à distance, bien sûr!). »

– Blair Livingston, chef de la direction de Street Contxt

Les entreprises en démarrage et les entreprises en forte croissance ne peuvent interrompre soudainement leur trajectoire à cause d’une crise externe. Peu d’organisations peuvent résister à un tel ralentissement. Heureusement, grâce à des politiques bien réfléchies et à une utilisation stratégique de la technologie, vous n’avez pas à le faire. Même si les choses ne se déroulent pas exactement comme d’habitude, vous pouvez poursuivre le travail tout en protégeant la santé et la sécurité de tous.

Prenez soin de vous. Ensemble, nous allons nous en sortir.